Datenschutzerklärung

für den Einsatz von Zoom X powered by Telekom beim DFN-Verein

Mit der nachfolgenden Datenschutzerklärung informiert der DFN-Verein entsprechend Art. 12. Abs. 1 und Art. 13 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des Tools „Zoom X powered by Telekom“ (nachfolgend: auch „Zoom X“). Zoom X ist ein Service der Deutschen Telekom mit Sitz in Düsseldorf, Deutschland. Wir nutzen Zoom X um Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare (nachfolgend: „Online-Meetings“ bzw. „Meetings“) durchzuführen.

1. Verarbeitung personenbezogener Daten und Empfänger

Die Form der Datenverarbeitung hängt davon ab, wie der Dienst genutzt wird. Zoom X ermöglicht eine flexible Gestaltung der Online-Meetings. Als Moderator:in oder Co-Host werden die in Ihrem Zoom X-Account hinterlegten personenbezogenen Daten zur Verwaltung der Zoom-Räume verarbeitet. Als Teilnehmer:in können Sie darüber entscheiden, ob Sie am Chat teilnehmen oder ob Sie Ihr Mikrofon bzw. Ihre Kamera freigeben. Grundsätzlich kommt es zu folgender Verarbeitung:

a. Benutzer-Daten

Wenn Sie sich mit einem Zoom-Account anmelden, werden die dort hinterlegten personenbezogenen Daten verarbeitet (zum Beispiel eindeutige Zoom-Benutzer-ID, Anzeigename, Profilbild (optional, Kundenauthentifizierungsdaten (sofern nicht Single Sign on verwendet wird)
Wenn Sie sich mit einem Zoom-Raum als Gast ohne Anmeldung mittels Zoom-Account verbinden, haben Sie die Möglichkeit, einen Alias zu wählen, um Ihren Namen gegenüber Zoom X nicht offenlegen zu müssen
Wenn Sie sich per Telefoneinwahl zuschalten, wird Ihre Telefonnummer verarbeitet

b. Video-, Audio- und Textdaten

Videodaten, sofern Sie die Kamera Ihres Endgeräts freigegeben haben
Audiodaten, sofern Sie das Mikrofon Ihres Endgeräts freigegeben haben
Textdaten, sofern die Chat-, Fragen-, Umfragen-, Untertitelfunktion genutzt wird

c. Meeting-Metadaten

Dauer des Meetings
Anzahl der Teilnehmer
Beginn und Ende der Teilnahme von Personen
Name und Beschreibung des Meetings
Geplantes Datum / Uhrzeit des Meetings
IP-Adressen der zur Teilnahme verwendeten Endgeräte sowie weitere Geräte-/Hardware-Informationen (Gerätetyp, andere Geräte-IDs (UDID), Typ und Version des Betriebssystems und Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher), etc.

Video- und Audiodaten enthalten ein Abbild und die Stimme als personenbezogene Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 1 DSGVO, da sich die Daten auf Sie als identifizierte bzw. identifizierbare natürliche Person beziehen. Darüber hinaus könnte der Inhalt Ihrer Beiträge Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Auch IP-Adresse und Geräte-/Hardware-Informationen lassen grundsätzlich einen Rückschluss auf Ihre Person zu und sind somit als personenbezogene Daten zu behandeln.

Der Text innerhalb der Chatfunktion wird in einer separaten Datei gespeichert und ist im Falle einer Aufzeichnung nicht Teil des Videos.

2. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte

Verantwortlicher
Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e. V.
Alexanderplatz 1 in 10178 Berlin
E-Mail: dfn-verein@dfn.de
Tel.: +49 30 884299 0

Datenschutzbeauftragte
Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V.
Datenschutzbeauftragte
Alexanderplatz 1 in 10178 Berlin
E-Mail: datenschutz@dfn.de
Tel.: +4930 884299 9103

3. Rechtsgrundlagen

Wenn Sie als DFN-Beschäftigte/r die Rolle des/r Moderator:in oder Co-Hosts eines Zoom X-Meetings übernehmen oder Zoom X anderweitig im Beschäftigungsverhältnis einsetzen, ergibt sich die Rechts-grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Art. 88 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Datenverarbeitung ist für die Durchführung des Dienstverhältnisses erforderlich.

Wenn Sie als teilnehmende Einrichtung oder externer Dritter an einem Meeting teilnehmen, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Durchführung eines Online-Meeting im Rahmen einer Videokonferenz liegt im berechtigten Interesse des DFN-Vereins. Das Interesse des DFN-Vereins überwiegende Grundrechte oder Grundfreiheiten betroffener Personen, die den Schutz der Daten erfordern, sind nicht erkennbar. Die Durchführung und die damit notwendigerweise verbundene Verarbeitung von personenbezogenen Daten liegt vielmehr auch im Interesse der Nutzenden.

4. Auftragsverarbeitung

Die Verarbeitung von Daten des Anbieters von „Zoom X powered by Telekom“, der Deutsche Telekom, erfolgt im Rahmen einer mit dem DFN-Verein geschlossenen Auftragsverarbeitung entsprechend Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Das Unternehmen Zoom Video Communications Inc., 55 Almaden Blvd., 6th Floor, San José, 95113 CA, ist dabei Subunternehmer der Telekom.

5. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU)/ des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)

In bestimmten Fällen verarbeitet Zoom X personenbezogene Daten anteilig außerhalb der EU/EWR, wie zum Beispiel zur Bearbeitung von Supportfällen. Für diese Fälle wurden die Standardvertrags-klauseln der EU-Kommission zwischen der Telekom Deutschland GmbH und dem Unterauftrags-verarbeiter als geeignete Garantie für ein angemessenes Datenschutzniveau gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO geschlossen.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei einer Zoom X-Nutzung finden Sie unter https://explore.zoom.us/de/privacy/. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um eine externe Website handelt, die von der Zoom Video Communications, Inc. betrieben wird.

6. Speicherung

Die oben angegebenen Daten werden solange gespeichert, wie sie für die Durchführung der Online-Meetings erforderlich sind. Sofern ein Online-Meeting aufgezeichnet wird, erfahren Sie dies über eine Vorankündigung des Organisators/der Organisatorin bzw. über eine technische Signalisierung. Mit der Aufzeichnung werden die Daten des Audio- und Videostreams sowie die Nachrichten in der Chat-, Fragen- und Umfragefunktion etc. gespeichert und bleiben über das Ende des Meetings hinaus gespeichert.

Wenn Sie mit einem Zoom X-Account angemeldet sind, können Berichte über Online-Meetings (zum Beispiel Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten) bei Zoom X gespeichert werden. Die Löschung der Daten aus der Erbringung der Telekommunikation erfolgt in Verantwortung von Zoom X powered by Telekom und Zoom Video Communications, Inc.

7. Rechte betroffener Personen

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
Recht auf Berichtigung oder Löschung (Art. 16 und 17 DSGVO),
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
Recht auf Widerruf der Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 DSGVO),
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Überdies haben Sie das Recht (Art. 38 DSGVO), die Datenschutzbeauftragte im DFN-Verein zu allen mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung Ihrer Rechte zu Rate zu ziehen.

Art. 77 DSGVO eröffnet zudem jeder betroffenen Person das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde.

Zuständige Behörde:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Alt-Moabit 59-61 in 10555 Berlin
https://www.datenschutz-berlin.de/

8. Änderung der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung mit Wirkung für die Zukunft zu verändern und anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

(Stand: Juli 2024)